Una factura es un documento que acredita la transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. La normativa establece distintos tipos de facturas de autónomos y empresas.
Factura ordinaria
Refleja una operación comercial de compraventa de un producto o de prestación de un servicio. Es la más utilizada en las empresas. Para que esté completa, debe contener los siguientes datos:
- Número de factura;
- Fecha de expedición;
- Nombre y apellidos o razón social;
- Número de identificación fiscal;
- Domicilio del emisor y destinatario;
- Descripción de la operación;
- Tipo de IVA aplicado;
- Porcentaje de retención del IRPF;
- Cuota tributaria;
- Importe total a pagar;
- Fecha en la que se ha producido la operación;
- Devolución total o parcial de un producto;
- Errores en facturas ordinarias;
- Confusión con el tipo impositivo de IVA;
- Recuperación del IVA de una factura no cobrada.
En estos documentos se debe informar claramente de que se trata de una factura de abono. Sus requisitos legales son:
- Identificación como factura de abono;
- Identificación de la factura que ocasiona la realización de la factura de abono;
- Se incluirá la fecha y el número de esa factura.
Factura rectificativa
Es común cometer algunos errores cuando emitidos facturas. Algunos de los más frecuentes son enviarla a la persona equivocada u olvidar incluir una fecha de vencimiento.
La factura comercial rectificativa surge cuando hay que corregir una factura ordinaria para que cumpla con los requisitos legales. Asimismo, si se aplica alguna bonificación o descuento sobre una factura ordinaria, debe realizarse una rectificativa para modificar los datos. Si procede una devolución, se emitirá una factura rectificativa negativa.
Factura rectificativa de abono
Una factura de abono es un tipo de factura rectificativa. Para saber cómo hacer una factura de abono debemos conocer los supuestos más habituales en los que se emite una factura de abono:
- Motivo por el que se realiza la factura y corrección correspondiente;
- Tipo impositivo de IVA y cuota repercutida;
- Numeración específica de la factura de abono.
Factura rectificativa para impagos
Surge para recuperar el IVA de las facturas no abonadas ya que, en estos casos, el emisor debe hacer frente a este impuesto. Los elementos que contempla la legislación para este tipo de facturas son:
- La base imponible será igual a 0;
- El IVA repercutido será el total del IVA a recuperar con signo negativo;
- Incluirá, en la zona inferior, una anotación: “anulación de la cuota de IVA de la factura número XXX, con fecha XXX , conforme al Artº 80 de la Ley de I.V.A. vigente.”.
Factura rectificativa del importe
Se utiliza cuando el importe factura es erróneo. El emisor de la factura dispone de un plazo de cuatro años desde la fecha de devengo para emitir esta factura.
Factura rectificativa sobre numeración o fecha de factura
En caso de error en la fecha de emisión o numeración de la factura, el emisor podrá emitir otro documento en el que se corrijan esos datos. Además, deberá reflejar los datos de la factura errónea.
Factura recapitulativa
Este tipo de factura reúne, en un solo documento, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario. Estas operaciones pueden haber tenido lugar en distintas fechas, pero siempre dentro del mismo mes natural. Por esta razón, si se trata de operaciones en distintos meses, no podríamos combinarlas en una sola factura. Deben ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente al que correspondan.
Factura proforma
Este tipo de factura se utiliza para documentar una oferta comercial.
En el documento, se indican los productos o servicios que el vendedor ofrece al consumidor a un precio determinado. Es preciso aportar la máxima información posible, de manera formal y profesional. Así, la factura proforma lleva IVA y todos los impuestos que serán facturados.
Este tipo de factura no tiene valor ni sirve de justificante por lo que no requiere ni de firma ni de sello salvo que el cliente lo solicite de manera explícita. Por esta razón, es fundamental indicar claramente en el documento emitido que se trata de una factura proforma.
Factura proforma y presupuesto de ventas
Aunque pueden parecer similares, es importante conocer las diferencias entre factura proforma y presupuesto de venta.
- La factura proforma amplía la información del presupuesto de venta;
- El presupuesto no detalla todos los elementos que aparecen en la factura final;
- La factura proforma es más formal que el presupuesto;
- La factura proforma suele solicitarse para créditos y financiaciones como justificación de la solicitud del dinero;
- El presupuesto de ventas suele utilizarse en sectores en los que es más complicado conocer el precio final del servicio o en los que el cliente quiere mayor flexibilidad para estudiar la oferta y variaciones del presupuesto.
Factura completa y factura simplificada
La cantidad de datos que figuran en el documento de facturación nos indica si se trata de una factura completa o simplificada. La factura completa contiene todos los requisitos exigidos por ley, es decir, los datos que encontramos en el apartado dedicado a las facturas ordinarias. La factura simplificada solo cumple con alguno de los requisitos legales.
¿Cuándo emitir una factura simplificada?
- Facturas que no superen los 400 euros IVA incluído;
- Facturas rectificativas;
- Facturas que no superen los 3000 euros IVA incluído en las siguientes situaciones:
- Ventas al por menor;
- Servicios de ambulancia;
- Servicios de transporte;
- Ventas o servicios a domicilio;
- Servicios de hostelería y restauración;
- Salas de baile, discotecas;
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas recargables;
- Peluquería y servicios de belleza;
- Utilización de instalaciones deportivas;
- Servicios prestados por estudios fotográficos;
- Aparcamiento de vehículos;
- Videoclubs;
- Tintorerías, lavanderías;
- Peajes.
Factura electrónica
Es equivalente a la factura en papel. La única diferencia es que esta se transmite por medios electrónicos y telemáticos de manera exclusiva. Es importante tener en cuenta que no podemos considerar un documento PDF como factura electrónica ya que, para que lo sea, debemos incluir la firma electrónica.
Tipos de factura electrónica
- Formato estructurado, facilita su tratamiento automatizado, son aptas para ser enviadas automáticamente por los sistemas de facturación. Del mismo modo, pueden ser tramitadas de forma automática por sistemas de pago y contabilidad. Utilizan archivos XML o EDIFACT entre otros;
- Formato no estructurado, en imagen, lo que requiere un tratamiento más complejo ya que es necesario hacerlo manualmente como facturas en papel escaneadas.
Para que la Agencia Tributaria considere válido el documento de facturación, es importante conocer todos los detalles legales y tributarios necesarios para su emisión. Con Vendus solo tendrás que preocuparte de introducir los datos de facturación.
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