La factura es el documento contable que acredita e informa de la venta o prestación de un producto o servicio. Funciona como una prueba física de la realización de una operación comercial de forma legal. Además, certifica la validez de la operación ya que es un comprobante del pago de la misma.
Obligaciones de facturación
- Emitir facturas de venta por las operaciones realizadas en el desarrollo de la actividad profesional o empresarial y entregar una copia al cliente;
- Conservar una copia de cada una de las facturas emitidas;
- Conservar las facturas de compra emitidas por parte de otros profesionales o empresarios;
- Anotar en en libro de registro de facturas recibidas y emitidas los documentos de facturación numerados y ordenados.
Facturas de particulares
Además de empresas y profesionales, son muchos los particulares que realizan trabajos puntuales que requieren de la emisión de una factura. Aunque la norma sería el alta en el régimen de autónomos, existen casos en los que se permite emitir una factura como particular:
- Debe existir un sustento económico principal distinto;
- El importe total de la facturación se encuentra por debajo del indicador público de renta de efectos múltiples (IPREM).
En ambos casos, cabe recordar, que sí será obligatorio declarar el IVA trimestral y declarar, en la declaración de la renta, estos ingresos.
Profesionales y empresarios
Como consecuencia del desarrollo de su actividad, empresarios y profesionales, están obligados a expedir y entregar facturas. Es obligatorio emitir factura siempre, incluso cuando la operación está exenta de impuestos o cuando se reciben anticipos, es decir, pagos previos a la operación. Existen excepciones a esta obligación, recogidas en los regímenes especiales del IVA como el régimen de recargo de equivalencia (RERE), régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca (REAGP) o el régimen simplificado.
Asimismo, existen ciertos casos en los que la obligación de emitir facturas puede sustituirse por la de otros documentos:
- Tickets, hasta el 31 de diciembre de 2012;
- Facturas simplificadas, a partir del 1 de enero de 2013.
Diferencias entre ticket y factura
El ticket o factura simplificada, funciona como un comprobante del pago que se emite al usuario final en moneda nacional. Un ejemplo de ticket es el resguardo entregado en una tienda donde se detallan los productos adquiridos, el precio de cada uno de ellos y los totales. Desde el 1 de enero de 2013 el ticket pasó a llamarse factura simplificada.
Las principales diferencias entre ambos documentos son:
- La factura simplificada no recoge los datos del receptor, mientras que la factura ordinaria sí;
- La factura ordinaria detalla las operaciones realizadas, mientras que la factura simplificada únicamente las enumera;
- La factura ordinaria diferencia la base imponible del IVA y de otros tipos impositivos aplicados.
La normativa vigente permite la emisión de una factura simplificada en los siguientes casos:
- Importe de la operación igual o inferior a 400 euros, IVA incluído;
- En facturas rectificativas;
- Importe de la operación inferior a 3000 euros IVA incluido en algunos casos concretos como, por ejemplo, venas o servicios en ambulancia, transporte de personas y sus equipaje, servicios de hostelería, o utilización de autopistas de peaje entre otros.
Cómo hacer una factura
Como documento vinculante, la factura debe contar con una serie de requisitos obligatorios. Para crear una factura, deberá tener en cuenta algunos datos como el tipo impositivo aplicado, que variará dependiendo de la actividad económica. Para la correcta emisión de facturas, consideradas válidas por la Agencia Tributaria, es necesario conocer todos los detalles legales y tributarios.
Ventajas de utilizar un software de facturación online
Programas de facturación como Vendus simplifican y optimizan las tareas de contabilidad y facturación. Algunas de sus ventajas son:
- Ayuda para crear facturas o modelos de factura adaptados a la legislación vigente;
- Sencillez e intuición, permitiendo una rápida familiarización con el programa de facturación;
- Seriación automática de las facturas, evitando errores y, con ello, facturas rectificativas;
- Organización, permitiendo una rápida localización de las facturas;
- Automatización de tareas como envío de facturas por correo electrónico o creación de facturas periódicas, ahorrando tiempo al área de contabilidad;
- Mayor control de cobros y pagos;
- Contabilidad automática;
- Estadísticas de facturación creadas a partir de los datos recogidos;
- Atención personalizada a través del proveedor del software.
Datos obligatorios de una factura
- Número de factura, que seguirá una numeración correlativa, como por ejemplo, 2018/01, 2018/02;
- Fecha de emisión de la factura;
- Fecha de vencimiento de la factura, que señala el plazo para su pago;
- Datos fiscales del emisor;
- Datos fiscales del cliente;
- Concepto;
- Tipo impositivo aplicado;
- Información del Registro Mercantil (solo para las empresas).
La numeración de la factura
Toda factura debe estar numerada siguiendo una numeración correlativa. Es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año, por ejemplo 2018/ y, a continuación, el número de factura, creando una serie, 2018/1, 2018/2 y siguientes. Las facturas serán válidas siempre que la correlación entre ellas se mantenga.
Fecha de expedición
La fecha de emisión es otro de los datos obligatorios de la factura. Asociada a esta fecha, encontramos la fecha de vencimiento. Este dato no es obligatorio pero se recomienda ya que indica el plazo máximo que tiene el cliente para efectuar el pago.
Datos fiscales
Incluyen toda la información que nos identifica como empresa o autónomo. Son datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, además de ser la acreditación de la actividad empresarial ante Hacienda. Estos datos se componen de los siguientes elementos:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa;
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal;
- Domicílio fiscal;
- Código postal;
- Población;
- Teléfono;
- Correo electrónico.
Es recomendable poner el mayor número de datos de información fiscal de la empresa o autónomo pero únicamente son obligatorios tres datos fiscales en la factura:
- Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa;
- CIF o NIF;
- Domicílio o dirección fiscal.
Dentro de los datos fiscales se incluirán los de todos aquellos servicios o productos facturados. Por cada uno de ellos se creará una línea distinta, como por ejemplo:
- Producto;
- Base imponible, es decir el precio sin aplicar el tipo impositivo;
- Cantidad de producto;
- Tipo impositivo aplicado.
Tipo impositivo
Describe los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica, así como el porcentaje de retención de IRPF, si corresponde. Dependiendo de la actividad económica, existen varias exenciones del pago del IAE (impuesto de las actividades económicas) así como el porcentaje de IVA que debe aplicarse, que puede ser del 21%, del 10% si se aplica el IVA reducido o del 4% si corresponde el IVA superreducido.
Información del registro mercantil
Requisito obligatorio para empresas. Se indica el tomo y folio de la inscripción de la empresa.
