Una factura electrónica es igual a una factura tradicional pero emitida en formato digital. Se rige bajo la misma legislación de la facturación tradicional y tiene muchos beneficios para las empresas que implican desde ahorro de tiempo, espacio y errores hasta una gran contribución y compromiso con el medio ambiente. Según el Ministerio de Hacienda y Función Pública, en España “la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario, y por ello, es una alternativa tradicional al papel”. Dicho esto, así como en el caso de la factura tradicional, puede generar una factura electrónica como justificativo de entrega de algún bien o servicio.
¿Cómo emitir una Factura Electrónica?
- A través de un programa o software informático que se instale en el ordenador para generar facturas electrónicas, o acceder a alguna aplicación del software online;
- A través de intermediarios o terceros que ofrezcan servicios de facturación electrónica;
- En forma de autofacturación, donde el propio destinatario crea la factura electrónica.
Características de la Factura Electrónica
- Se emite de manera digital, por ello, los datos se integran en el sistema de facturación, por lo que no es necesario emitir información de manera manual;
- Es un documento tributario que contiene los datos del proveedor y que se genera mediante un software que sustituye a la factura tradicional;
- Debe estar validada legalmente mediante una firma digital;
- Posee la misma validez de la factura tradicional.
Regulaciones
La factura electrónica se regula bajo las obligaciones de facturación del Real Decreto del 30 de noviembre de 2012 donde se determinan los requisitos y contenido de la factura electrónica:
- Legibilidad: que viene derivada del programa en que es creada;
- Autenticidad: que puede garantizarse bien sea por el control auditado de la actividad de la empresa, o también cualquier documento que demuestre los bienes y servicios;
- Accesibilidad: deben tener un rápido y fácil acceso;
- Conservación: deben mantenerse como constancia de su origen y elegibilidad.
Normativa vigente
A partir del 1 de julio de 2018, entró en vigencia una nueva normativa legal en la que se decretó el uso de factura electrónica del subcontratista respecto al contratista principal, siempre que el importe de la factura sea mayor de 5.000,00 Euros.
¿A quién aplica esta normativa?
A todos los subcontratistas que trabajen directamente con un contratista principal.
¿Cómo se aplica?
Los subcontratistas deberán presentar a su contratista factura electrónica cuando el importe de la factura sea mayor a 5.000,00 Euros. Deberá hacerlo a través del nuevo Registro Electrónico Unificado. Más información sobre esta normativa aquí.
Factura Electrónica VS Factura Tradicional
La principal diferencia entre la factura electrónica y la tradicional es que transmiten de manera distinta. La factura electrónica se remite por medios telemáticos con el previo consentimiento del destinatario, mientras que la factura tradicional se remite a través de la mensajería postal tradicional.
Ventajas de la Factura Electrónica
- Ahorro de costos tanto para el emisor como para el receptor;
- Ahorro de tiempo: al recabar los datos, no es necesario insertar información de manera manual haciendo que la gestión sea mucho más sencilla;
- Reducción de errores, el proceso automatizado permite reducir cualquier error humano;
- Ahorro de espacio de almacenamiento, las facturas se almacenan de manera digital, por lo que las empresas no tienen que mantener de manera indefinida facturas en papel que ocupan espacios importantes;
- Organización, es mucho más fácil ubicar una factura y mantener el registro.
Pasos para completar y entregar las Facturas Electrónicas
Primero es necesario consultar y comprobar cuáles son las obligaciones fiscales de tu empresa.
- Cuando determines el tipo de facturación que debes emitir, revisar los datos fiscales de la empresa y también del cliente;
- Verifica dónde se debe enviar la factura;
- Dependiendo del software de facturación que estés utilizando, la factura debe exportarse para ser remitida;
- Es necesario que cada factura lleve la firma digital que identifique la empresa que la está emitiendo.